Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes, GRUPO V3 INVESTMENT SAS, sociedad comercial legalmente constituida en la República de Colombia, identificada con NIT 901474433, con domicilio principal en la ciudad de Cali, Valle del Cauca, actuando bajo la marca comercial REDBOT (en adelante "Redbot" o "el Responsable"), presenta la siguiente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

Esta política es de obligatorio cumplimiento para Redbot, sus empleados, contratistas, aliados y cualquier tercero que actúe como Encargado del Tratamiento por cuenta del Responsable.

2. Marco Legal Aplicable

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia: Consagra el derecho fundamental de toda persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella en bases de datos o archivos.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013: Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
• Decreto 886 de 2014: Reglamenta el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

3. Definiciones

4. Principios Rectores del Tratamiento

Redbot se compromete a que todo tratamiento de datos personales se realice conforme a los siguientes principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Principio de legalidad: El tratamiento se realizará conforme a las disposiciones legales vigentes.
• Principio de finalidad: El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima informada al titular.
• Principio de libertad: Solo podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Principio de veracidad o calidad: La información deberá ser veraz, completa, exacta y actualizada.
• Principio de transparencia: El titular tendrá derecho a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites de la autorización.
• Principio de seguridad: La información será manejada con las medidas necesarias para otorgar seguridad.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan garantizarán la reserva de la información.

5. Ámbito de Aplicación

Esta política aplica al tratamiento de datos personales que Redbot realice en el territorio colombiano. Rige para todas las bases de datos que contengan datos personales, incluyendo:

• Datos de usuarios registrados en la plataforma redbot.app.
• Datos de prospectos y leads capturados a través del agente de IA, formularios web, WhatsApp u otros canales.
• Datos de clientes que contratan los servicios de suscripción SaaS.
• Datos de visitantes del portal web y catálogo de propiedades.
• Datos de aliados comerciales, afiliados y socios estratégicos.
• Datos de proveedores y contratistas.
• Datos de empleados y colaboradores de Grupo V3 Investment SAS.

6. Datos Personales Recolectados y Finalidades

6.1 Datos recolectados

• Datos de identificación: Nombre completo, número de identificación, correo electrónico, teléfono, dirección, ciudad, país.
• Datos comerciales y profesionales: Nombre de la inmobiliaria, cargo, tamaño de la empresa, número de propiedades gestionadas.
• Datos de uso de la plataforma: Conversaciones con el agente de IA, historial de interacciones, propiedades consultadas, registros de actividad.
• Datos de navegación: Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas, cookies.
• Datos financieros y de facturación: Información de pago procesada a través de Mercado Pago (Redbot no almacena datos completos de tarjetas).

Redbot no recolecta de manera deliberada datos sensibles. En caso de que un titular suministre datos sensibles voluntariamente a través del agente de IA, dicha información será tratada con las garantías reforzadas previstas en la ley.

6.2 Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias:

• Registrar y gestionar la cuenta del usuario en la plataforma.
• Proveer los servicios contratados: agente de IA, CRM, portal web y red de oportunidades.
• Procesar y gestionar los leads capturados a través de los canales automatizados.
• Calificar y etiquetar prospectos mediante inteligencia artificial.
• Gestionar la facturación, pagos y renovaciones de suscripción.
• Brindar soporte técnico y atención al cliente.
• Cumplir con obligaciones legales, contables y fiscales.

Finalidades secundarias:

• Enviar comunicaciones comerciales, promociones y actualizaciones de producto.
• Realizar análisis estadísticos y de uso para mejorar la plataforma.
• Compartir información dentro de la Red de Oportunidades con consentimiento previo.
• Contactar al titular para encuestas de satisfacción.
• Gestionar el programa de afiliados y alianzas comerciales.

7. Autorización del Titular

7.1 Mecanismos de obtención

• Aceptación electrónica al registrarse en la plataforma redbot.app.
• Consentimiento explícito al interactuar con el agente de IA por primera vez.
• Firma física o electrónica de formato de autorización en contratos.
• Aceptación del aviso de privacidad al diligenciar formularios de contacto.
• Conductas inequívocas del titular conforme al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.

En ningún caso el silencio del titular se entenderá como autorización.

7.2 Prueba de la autorización

Redbot conservará prueba de la autorización otorgada por los titulares, en formato físico o electrónico, por el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento.

7.3 Casos en que no es necesaria

• Información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. Derechos de los Titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado respecto del uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
• Exportar sus datos en formato CSV en cualquier momento, sin restricciones y sin costos adicionales.

9. Procedimiento para Consultas y Reclamos

9.1 Canal de atención

9.2 Consultas

Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible atender dentro de dicho término, se informará al interesado, sin que el plazo pueda superar cinco (5) días hábiles adicionales.

9.3 Reclamos

El reclamo deberá contener: identificación del titular, descripción de los hechos, datos de contacto y documentos de soporte. Una vez recibido completo, se atenderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales.

10. Deberes de Redbot como Responsable

• Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
• Actualizar y rectificar los datos cuando sea necesario.
• Tramitar las consultas y reclamos conforme a los términos legales.
• Informar a la SIC las eventuales violaciones a los códigos de seguridad.

11. Encargados del Tratamiento y Terceros

• Anthropic (Claude): Proveedor de inteligencia artificial para el agente conversacional. Las conversaciones no se almacenan por Anthropic para fines distintos al servicio.
• Mercado Pago: Pasarela de pagos. Redbot no almacena datos financieros completos.
• Proveedores de infraestructura en la nube: Para alojamiento de la plataforma y bases de datos.
• Aliados comerciales: En el marco del programa de afiliados y la Red de Oportunidades, con consentimiento explícito del titular.

12. Transferencias Internacionales de Datos

Dado que Redbot opera en Colombia, México y Estados Unidos, y utiliza proveedores con infraestructura global, los datos podrán ser transferidos fuera de Colombia garantizando niveles adecuados de protección conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

13. Medidas de Seguridad

Medidas técnicas

• Cifrado de datos en tránsito y en reposo.
• Protocolos HTTPS/TLS para todas las comunicaciones.
• Control de acceso basado en roles dentro de la plataforma.
• Monitoreo y registro de actividad.
• Respaldo periódico de bases de datos.

Medidas administrativas

• Cláusulas de confidencialidad en contratos.
• Políticas internas de manejo de información.
• Capacitación al equipo sobre tratamiento responsable de datos.
• Procedimientos documentados para gestión de incidentes de seguridad.

14. Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

Los servicios de Redbot están dirigidos exclusivamente a personas mayores de edad (18 años o más). Redbot no recolecta ni trata deliberadamente datos personales de menores de edad.

15. Cookies y Tecnologías de Rastreo

• Cookies esenciales: Necesarias para el funcionamiento de la plataforma (autenticación, preferencias).
• Cookies analíticas: Para medir el tráfico y mejorar la experiencia del usuario.
• Cookies de marketing: Para contenido personalizado y medición de campañas (solo con consentimiento).

16. Uso de Inteligencia Artificial

• El agente de IA procesa conversaciones en tiempo real para generar respuestas relevantes y calificar prospectos.
• Las conversaciones son almacenadas en el CRM con las mismas medidas de protección que cualquier otro dato personal.
• La calificación automática de prospectos no produce efectos jurídicos y está sujeta a revisión humana.
• El titular puede solicitar información sobre la lógica del tratamiento automatizado.
• Redbot no utiliza los datos de los titulares para entrenar modelos de IA de terceros.

17. Vigencia y Conservación

Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales. Una vez finalizada la relación o cumplida la finalidad, se procederá a la supresión en un plazo razonable.

18. Modificaciones a la Política

Cualquier cambio sustancial será comunicado a través del sitio web, correo electrónico y aviso dentro de la plataforma. Si el cambio afecta sustancialmente las finalidades, se solicitará nueva autorización.

19. Autoridad de Vigilancia

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad encargada de vigilar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 en Colombia.

20. Vigencia del Documento